Az áfa visszaigénylése fontos gazdasági döntés minden cég életében. Egy flottába történő befektetéskor a bérleti díj áfatartalmának visszaigénylése anyagi előnyt jelent a vállalat számára. A Rentasystemtől bérelt autók esetében pedig szinte semmivel sem kell foglalkoznia, csak a bérleti díj kifizetésével.
A Rentasystem ügyfelei esetében nagyon gyakori, hogy a bérelt gépjárműveket cégen kívüli, vagyis magánhasználatra is igénybe veszik. Ezeket az utakat pedig a bérlőnek – ugyanúgy, mint a céges utak esetében – rögzíteni kell, hiszen a bérleti díj áfáját ezen utak arányának megfelelően igényelheti vissza. Példa: ha Ön a gépjárművet 10%-ban magáncélra használta, akkor az áfa 90%-át tudja visszaigényelni.
A kezdő bérleti díj esetében felmerülhet a kérdés: milyen arányban történjen a visszaigénylés? Mivel ez esetben még nem rendelkezünk adattal a megtett útról, így egy a NAV által előírt konzervatív becslést kell végeznünk (pl. 80–20%). Majd később, amikor a valós számok kiderülnek, és meghaladják a becsült adatokat, önrevízióval a visszaigényelt áfa mennyiségét vissza kell fizetni.
Az útnyilvántartás tehát az egyik legfontosabb része ennek a folyamatnak. Az áfa visszaigénylése a havi bérleti díjak után nagyon előnyös, mivel így lehetővé válik, hogy az autót annak nettó értékén használja, az áfát pedig megtakarítsa.
A bérleti díj tartalmazza a beépülő szolgáltatásokat, aminek része a Rentasystem alvállalkozó partnere, a RoadRecord által fejlesztett telefonos applikáció is, melyen keresztül az útnyilvántartást kell vezetni. Önnek mindössze annyi a feladata, hogy a fontosabb pontokat (pl. partnerek, ügyfelek, szállítók, üzleti célok), valamint a tankolások helyszínét, időpontját, mennyiségét és árát rögzítse az alkalmazásban, majd havi egy alkalommal szinkronizálja. A Rentasystem ez alapján elkészíti az útnyilvántartási dokumentumot, és elküldi az ügyfélnek. Ez a dokumentum pedig igazolja majd az adott hónapban visszaigényelt áfa mennyiségét is.
Az áfa-visszaigénylés témaköréhez tartozik a szervizszámlák, esetlegesen felmerülő irodaházi havi parkolási díjak témaköre is. Alapesetben, ha a bérlő kapja az autója szervizszámláját, vagy a parkolási díjat, annak áfatartalmát nem vagy csak részben lehet visszaigényelni. Ha ezek beépülnek a bérlet díjba, akkor teljes mértékben visszaigényelhető az áfatartalmuk.
